Der Papierkram frisst den Feierabend
Angebot in Word, Stunden im Notizbuch, Rechnungsnummern in einer Excel-Tabelle, und am Jahresende sucht die Steuerberatung Belege zusammen. Jeder Schritt für sich ist schnell erledigt — zusammen kostet es jeden Monat einen Tag.
Alles doppelt eingetippt
Die Angebotsdaten wandern von Hand in den Auftrag, von dort in die Rechnung. Jedes Mal eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Stunden gehen verloren
Was nicht sofort notiert wird, fällt beim Rechnungsschreiben unter den Tisch. Das ist bares Geld, das schlicht nie berechnet wird.
Kein Überblick
Wie viel ist dieses Jahr schon zusammengekommen? Wie nah bin ich an der Kleinunternehmergrenze? Wer schuldet mir noch Geld?
Ein Vorgang, der sich selbst weiterreicht
Jeder Schritt übernimmt, was der vorherige schon weiß. Sie tippen nichts zweimal — und sehen an jeder Stelle, was noch offen ist.
Anfrage
Kunde anlegen oder die eingehende E-Mail landet automatisch in der Kundenakte.
Angebot
Positionen erfassen, als Word-Datei erzeugen, per E-Mail rausschicken — mit Bestätigungslink.
Auftrag
Der Kunde klickt den Link, das Angebot gilt als bestätigt und der Auftrag entsteht von selbst.
Stunden
Arbeitszeit auf den Auftrag buchen. Eine Ampel warnt, bevor das Kontingent aufgebraucht ist.
Rechnung
Offene Stunden und Auftragspositionen per Klick übernehmen — auch als Teilrechnung.
Buchhaltung
Bezahlte Rechnungen fließen automatisch in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Was Kini CRM für Sie erledigt
Alle Funktionen sind in jedem Tarif enthalten. Der Tarif bestimmt nur, wie viele Personen damit arbeiten.
Kundenakte mit Verlauf
Kontaktdaten, individueller Stundensatz und die komplette Korrespondenz in beide Richtungen. Jede verschickte und jede eingegangene E-Mail liegt automatisch beim richtigen Kunden — samt Anhängen.
Angebote mit Klick-Bestätigung
Eigener Nummernkreis, Word-Export in Ihrem Layout und ein Bestätigungskasten mit Link. Der Kunde klickt, das Angebot ist verbindlich angenommen und der Auftrag wird automatisch angelegt.
Aufträge im Blick
Stundenkontingent mit Ampel ab 60 Prozent Verbrauch, dazu der Abrechnungsstand: Wie viel ist geleistet, wie viel schon fakturiert? Weicht beides ab, sagt das CRM es Ihnen.
Stunden ohne Umweg
Datum, Kunde, Tätigkeit, Stunden — fertig, auch vom Handy. Optional direkt auf eine Auftragsposition gebucht. Beim Rechnungsschreiben sind sie schon vorausgewählt.
Rechnungen als Word-Datei
Fortlaufende Nummern ohne Lücken, Positionen als Pauschale oder Stunden × Satz, Status von Entwurf über Gestellt bis Bezahlt. Der Beleg kommt im festen Layout mit Zahlungskasten und § 19-Hinweis — als Word zum Ablegen, als PDF für den Versand.
Teilabrechnung
Sie müssen einen Auftrag nicht am Stück abrechnen. Je Position wählen Sie eine kleinere Menge, der Rest bleibt offen und lässt sich später berechnen — Überabrechnung ist ausgeschlossen.
Kleinunternehmergrenze im Blick
Das Dashboard zeigt den Jahresumsatz als Fortschrittsbalken gegen die Grenze des § 19 UStG und warnt rechtzeitig — dazu offene Stunden, offene Rechnungen und eine Vorschau auf das, was noch hereinkommt.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Bezahlte Rechnungen zählen automatisch als Einnahme, Ausgaben erfassen Sie einzeln oder als Serie. Wiederkehrende Kosten übernehmen Sie mit einem Klick ins neue Jahr. Export als CSV für Excel und als Word-Dokument für die Steuerkanzlei.
Posteingang
Eine Mail, die sich keinem Kunden zuordnen lässt, landet im Posteingang statt im Nirgendwo. Sie hängen sie mit einem Klick an den richtigen Kunden.
Mehrere Personen, klare Rechte
Zwei Rollen genügen: Mitarbeitende erfassen und schreiben, Administration verwaltet Stammdaten, Benutzer und die Geschäftszahlen. Jede relevante Änderung steht im Protokoll.
Auch auf dem Handy
Kein App-Store nötig: Seite aufrufen, „Zum Startbildschirm hinzufügen“ — fertig. Stunden erfassen Sie so direkt auf der Baustelle oder beim Kunden.
Eigene Instanz
Jeder Betrieb bekommt eine eigene Adresse und einen eigenen, getrennten Datenbestand. Ihre Zahlen liegen nicht in einem Topf mit denen anderer Kunden.
Ein Preis, alle Funktionen
Der Tarif richtet sich allein danach, wie viele Personen mit dem CRM arbeiten. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar.
Einzelplatz
Für Einzelunternehmer und Freiberufler, die allein arbeiten.
- Alle Funktionen ohne Ausnahme
- Eigene Instanz und eigene Adresse
- Tägliche Sicherung
- Unterstützung per E-Mail
Team
Für kleine Betriebe, in denen mehrere Personen erfassen und abrechnen.
- Alle Funktionen ohne Ausnahme
- Rollen für Mitarbeitende und Administration
- E-Mail-Anbindung für die Kundenakte
- Tägliche Sicherung
- Unterstützung per E-Mail und Telefon
Betrieb
Für wachsende Betriebe mit eigener Verwaltung.
- Alle Funktionen ohne Ausnahme
- Anpassung des Beleglayouts an Ihr Erscheinungsbild
- Übernahme Ihrer bisherigen Kundendaten
- Tägliche Sicherung
- Unterstützung per E-Mail und Telefon
Individuell
Mehr als 15 Personen, eigene Abläufe oder Betrieb auf Ihrem Server.
- Alle Funktionen ohne Ausnahme
- Zusätzliche Funktionen nach Ihrem Ablauf
- Betrieb wahlweise auf Ihrem eigenen Server
- Feste Ansprechperson
Alle Preise sind Endpreise pro Monat. Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet und in Rechnungen nicht ausgewiesen — der genannte Betrag ist also das, was Sie zahlen.
Abrechnung monatlich im Voraus. Kündigung jederzeit zum Ende des laufenden Monats, formlos per E-Mail. Bei Kündigung erhalten Sie Ihre Daten einmalig in einem gängigen, maschinenlesbaren Format; danach werden sie innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Einzelheiten stehen in den Vertragsbedingungen.
Was ist in welchem Tarif enthalten?
| Leistung | Einzelplatz | Team | Betrieb | Individuell |
|---|---|---|---|---|
| Benutzerkonten | 1 | 5 | 15 | unbegrenzt |
| Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Stundenerfassung und Teilabrechnung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Word- und PDF-Belege im eigenen Layout | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Export | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| E-Mail-Anbindung der Kundenakte | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eigene Instanz, eigene Adresse | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tägliche Sicherung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Beleglayout an Ihr Erscheinungsbild angepasst | — | — | ✓ | ✓ |
| Übernahme bisheriger Kundendaten | — | — | ✓ | ✓ |
| Telefonische Unterstützung | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Betrieb auf Ihrem eigenen Server | — | — | — | ✓ |
Erst ausprobieren, dann entscheiden
Die Demo läuft mit erfundenen Beispieldaten — Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Buchungen sind alle schon angelegt. Sie können alles anfassen, ohne etwas kaputtzumachen.
Live-Demo öffnen
Zugang demo / demo für die Administration, mitarbeiter / demo für die eingeschränkte Rolle. Der Datenbestand wird jede Nacht zurückgesetzt — bitte geben Sie dort keine echten Daten ein.
Demo öffnen Demo-BedingungenDas werde ich oft gefragt
Wie schnell kann ich loslegen?
Nach Ihrer Registrierung richte ich Ihre Instanz ein und schicke Ihnen die Zugangsdaten — in der Regel noch am selben Werktag. Danach tragen Sie Ihre Firmendaten ein und können sofort das erste Angebot schreiben. Eine Installation ist nicht nötig.
Was passiert nach den 14 Tagen?
Nichts automatisch. Vor Ablauf melde ich mich; erst wenn Sie zusagen, beginnt der kostenpflichtige Zeitraum. Es gibt keine hinterlegten Zahlungsdaten, die stillschweigend belastet werden, und keine automatische Verlängerung ohne Ihr Zutun. Sagen Sie ab, wird Ihre Testinstanz mit allen Daten gelöscht.
Kann ich meine bisherigen Kunden übernehmen?
Ja. Wenn Ihre Daten als Excel- oder CSV-Datei vorliegen, übernehme ich Kunden mit Adresse, Kontakt und Stundensatz. Im Tarif Betrieb ist das enthalten, in den kleineren Tarifen berechne ich den Aufwand nach Zeit — meist ist es eine knappe Stunde.
Sieht die Rechnung aus wie meine bisherige?
Das Grundlayout ist fest und bewährt: Absender, Empfänger, Positionstabelle mit Stundenzeile, Summe, Zahlungskasten mit Bankverbindung und Verwendungszweck. Ihre Firmendaten, Bankdaten, Steuernummern und der § 19-Hinweis kommen aus Ihren Stammdaten. Eine Anpassung an Ihr Erscheinungsbild — etwa mit Ihrer Wortmarke — ist im Tarif Betrieb enthalten und sonst als Zusatzleistung möglich.
Erfüllt das CRM die Anforderungen an eine Rechnung?
Die Belege enthalten alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, fortlaufende Nummern ohne Lücken und den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, sofern Sie diese nutzen. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt das CRM derzeit nicht — falls Sie an öffentliche Auftraggeber fakturieren, sprechen Sie mich bitte vorher an.
Ersetzt das meine Steuerberatung?
Nein. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bereitet Ihre Zahlen auf und exportiert sie als CSV oder Word — die steuerliche Beratung und die Abgabe der Erklärung bleiben Sache Ihrer Kanzlei. Der Export ist genau dafür gemacht, ihr die Arbeit zu erleichtern.
Wo liegen meine Daten?
Auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Jeder Betrieb bekommt einen eigenen, getrennten Datenbestand. Verschlüsselte Übertragung, tägliche Sicherung, Protokoll aller relevanten Änderungen. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was ist, wenn ich wieder aufhören will?
Sie kündigen formlos per E-Mail zum Ende des laufenden Monats. Danach bekommen Sie Ihre vollständigen Daten einmalig in einem maschinenlesbaren Format; 30 Tage später werden sie gelöscht. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Kündigungsfrist von mehreren Monaten.
Wer steckt dahinter?
KiNi Solutions, Inhaber Stefan Eschbach — ein Einzelunternehmen aus Baden-Württemberg. Das CRM ist keine Software von der Stange, sondern entstand für den eigenen Betrieb und wird dort täglich benutzt. Sie sprechen im Zweifel direkt mit der Person, die es gebaut hat. Weitere Anwendungen finden Sie auf kini.solutions.
14 Tage kostenlos testen
Ohne Zahlungsdaten, ohne automatische Verlängerung. Sie bekommen eine eigene Instanz mit Ihren Firmendaten und können sofort arbeiten — was Sie im Testzeitraum anlegen, bleibt erhalten, wenn Sie weitermachen.
So geht es weiter
1. Sie schicken das Formular ab.
2. Ich richte Ihre Instanz ein — in der Regel am
selben Werktag.
3. Sie bekommen Adresse und Zugangsdaten per
E-Mail und legen los.
Lieber vorher sprechen?
Telefon: 0171 333 63 25
E-Mail: info@kini.solutions
Noch unsicher?
Schauen Sie sich zuerst die Live-Demo an. Dort ist alles schon mit Beispieldaten gefüllt, und Sie können jeden Schritt vom Angebot bis zur Rechnung einmal durchspielen.