Datenschutzerklärung

Stand: August 2026 · gilt für crm-software.kini.solutions und die betriebenen Kini-CRM-Instanzen

Kurz vorab: Diese Website setzt keine Cookies, bindet keine Inhalte von fremden Servern ein und nutzt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge — deshalb gibt es kein Einwilligungsbanner. Personenbezogene Daten verarbeite ich nur, wenn Sie sich für den Testzugang registrieren oder mich anschreiben, sowie technisch beim Aufruf der Seite. Für die Daten in Ihrer CRM-Instanz sind Sie der Verantwortliche — ich verarbeite sie ausschließlich in Ihrem Auftrag (Ziffer 6).

1. Verantwortlicher

KiNi Solutions
Inhaber: Stefan Eschbach
Lehmattweg 3, 79664 Wehr, Deutschland
Telefon: 0171 333 63 25
E-Mail: info@kini.solutions

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.

2. Überblick

Vorgang	Daten	Rechtsgrundlage	Löschung
Aufruf dieser Website	IP-Adresse, Zeitpunkt, Seite, Referrer, Browserkennung	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	nach 14 Tagen
Registrierung für den Testzugang	Firma, Name, E-Mail, Telefon, Tarif, Wunschadresse, Nachricht	Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. b DSGVO	6 Monate bzw. gesetzliche Fristen
Vertragsverhältnis	Stammdaten, Rechnungen, Schriftwechsel	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO	gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Betrieb Ihrer CRM-Instanz	Ihre eingegebenen Kunden-, Auftrags- und Rechnungsdaten	Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO	30 Tage nach Vertragsende
Nutzung der Live-Demo	eingegebene Testdaten, Protokolldaten	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	täglicher Reset

3. Hosting und Server-Protokolle

Website und CRM-Instanzen laufen auf von mir angemieteten Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Standort ist Deutschland; es besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Seitenaufruf werden automatisch IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser und Betriebssystem protokolliert. Das ist technisch erforderlich, um die Seite auszuliefern und Angriffe zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden täglich rotiert und spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS.

4. Registrierung für den Testzugang

Im Registrierungsformular verarbeite ich Firma, Ihren Namen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, den gewünschten Tarif, die gewünschte Adresse Ihrer Instanz und Ihre Nachricht, dazu Eingangszeitpunkt und die absendende IP-Adresse.

Zweck: Einrichtung und Bereitstellung Ihres Testzugangs sowie die Beantwortung Ihrer Fragen dazu. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, formlos per E-Mail; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Ihre Anfrage wird in mein eigenes Kundenverwaltungssystem übernommen, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Zum Schutz vor automatisierten Einträgen enthält das Formular ein unsichtbares Zusatzfeld und eine Prüfung der Eingabedauer; externe Dienste wie ein Captcha-Anbieter kommen nicht zum Einsatz.

Speicherdauer: Führt die Registrierung zu keinem Vertrag, lösche ich die Angaben spätestens sechs Monate nach der letzten Korrespondenz. Andernfalls gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (sechs Jahre für Handelsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege).

5. Vertragsabwicklung

Für die Durchführung des Vertrags verarbeite ich Ihre Stammdaten, Rechnungsdaten und den Schriftwechsel auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie — für die Buchhaltung — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zum Versand und Empfang von E-Mails nutze ich den Dienstleister Postmark (ActiveCampaign, LLC, Chicago, USA) als Auftragsverarbeiter; die Übermittlung in die USA ist durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

6. Daten in Ihrer CRM-Instanz

Für alle personenbezogenen Daten, die Sie in Ihrer Instanz verarbeiten — Ihre Kunden, Ansprechpartner und Beschäftigten —, sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Ich verarbeite diese Daten ausschließlich weisungsgebunden in Ihrem Auftrag.

Grundlage ist der Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der mit dem Vertragsschluss zustande kommt. Darin sind Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die betroffenen Personengruppen, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der Umgang mit Unterauftragnehmern geregelt.

Getrennte Datenbestände: Jeder Betrieb erhält eine eigene Instanz unter eigener Adresse mit eigenem Datenbestand.
Zugriff: Ein Zugriff meinerseits erfolgt nur, soweit es für Betrieb, Sicherung, Fehlerbehebung oder auf Ihre ausdrückliche Bitte erforderlich ist.
Sicherung: Tägliche verschlüsselte Sicherung, aufbewahrt für 14 Tage, gespiegelt auf einen zweiten Server in Deutschland.
Nach Vertragsende: Einmalige Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format, danach Löschung innerhalb von 30 Tagen.

7. Live-Demo

Die frei zugängliche Demo unter demo.crm.kini.solutions enthält ausschließlich erfundene Beispieldaten und wird jede Nacht automatisch zurückgesetzt. Der E-Mail-Versand ist dort deaktiviert. Bitte geben Sie in der Demo keine personenbezogenen Daten realer Personen ein; Einzelheiten regeln die Demo-Nutzungsbedingungen. Rechtsgrundlage für den Betrieb ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Cookies und externe Inhalte

Diese Website verwendet keine Cookies und keine vergleichbaren Techniken im Sinne von § 25 TDDDG, keine Reichweitenmessung und kein Profiling. Schriftarten, Stile und Skripte werden ausschließlich vom eigenen Server ausgeliefert; es sind keine Inhalte Dritter eingebunden.

In der CRM-Anwendung selbst wird ein technisch notwendiges Anmeldemerkmal im Browser gespeichert. Das ist für den Betrieb unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und bedarf keiner Einwilligung.

9. Empfänger

Empfänger	Zweck	Grundlage
Hetzner Online GmbH, Deutschland	Server und Rechenzentrum	Art. 28 DSGVO
Postmark / ActiveCampaign, LLC, USA	E-Mail-Versand und -Empfang	Art. 28 DSGVO, Standardvertragsklauseln
Steuerberatung, Finanzbehörden	Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Eine Übermittlung in Drittländer findet ausschließlich im Rahmen des E-Mail-Versands über Postmark statt. Website, CRM-Instanzen und Sicherungen liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland.

10. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit ich Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeite, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.

Eine formlose Nachricht an info@kini.solutions genügt. Ich antworte unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

11. Datensicherheit

Ich treffe technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO: durchgehende Transportverschlüsselung, getrennte Datenbestände je Mandant, Zugriff nur nach Anmeldung mit abgestuften Rollen, verschlüsselte Sicherungen auf zwei Standorte, Protokollierung relevanter Änderungen und laufende Aktualisierung der eingesetzten Software.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, sobald sich die Rechtslage oder die tatsächliche Verarbeitung ändert. Für Ihren Besuch gilt jeweils die hier abrufbare Fassung.